Een goede start na een fusie

Veldwerk begeleidde eind 2023 Stichting Ommeriek bij de overgang van twee Microsoft-omgevingen naar één nieuwe. Dat gebeurde onder hoge tijdsdruk: in de twee weken van de kerstvakantie moest alles overgezet worden.

Stichting Ommeriek is een bestuur van 24 basisscholen in de provincie Groningen. Het bestuur ontstond op 1 januari 2024 uit een fusie van twee organisaties, een voor openbaar en een voor christelijk onderwijs. Het bestuur wilde meteen op 1 januari 2024 starten met één nieuwe ICT-omgeving, zodat alle scholen vanaf de start van de fusie goed zouden kunnen samenwerken.

Aan de tand voelen

De twee organisaties hadden al een gedeeld onderwijsbureau, vertelt István Lahpor, bovenschools ICT-coördinator: “Ook op het gebied van ICT deden we al veel samen. We hadden allebei een Microsoft 365-omgeving, werkten volledig in de cloud en deden zelf het beheer.”

Op advies van een externe consultant vroeg Ommeriek aan DWE-ICT om de migratie te ondersteunen en te begeleiden. “Die consultant kende de technische mensen van DWE-ICT goed en had veel vertrouwen in hen. Uiteraard hebben we meerdere partijen onderzocht, maar we kwamen op basis van de referenties uit bij DWE-ICT”, aldus Lahpor.

Tooling

De eerste plannings- en projectoverleggen vonden plaats in september 2023. Vanaf de eerste bijeenkomst sloten ook mensen van Veltwerk aan, omdat een fusie tussen DWE-ICT en Veltwerk aanstaande was. “Dat vonden we wel spannend”, vertelt Lahpor. “Zouden zij dezelfde kwaliteit kunnen leveren als de mensen van DWE-ICT? We hebben ze goed aan de tand gevoeld en heel veel vragen gesteld. De antwoorden zorgden gelukkig voor wederzijds vertrouwen. Er bleek uit dat ze konden leveren wat wij wilden hebben.” Die vragen gingen bijvoorbeeld over de tooling die gebruikt zou worden. Lahpor: “We hadden verwacht dat we met ShareGate zouden gaan werken, maar dat bleek AvePoint te zijn, omdat Veltwerk daarmee bekend was. Wij waren dat niet, en dus hadden wij wel een technische achterstand.”

Meedenken

Uiteindelijk bleek na een hele serie gesprekken dat de migratie van twee omgevingen naar één inderdaad mogelijk zou zijn. “Uiteraard moesten we wel keuzes maken op verschillende plekken, maar ook daarin heeft Veldwerk goed met ons meegedacht. Onze functionele eisen waren duidelijk, maar op sommige punten is het door hun advies mooier of beter geworden.”

Lahpor licht toe: “In het onderwijs ben je vaak afhankelijk van grote partijen, of dat nu ICT-partijen of uitgeverijen zijn. Hun oplossing is dan dé oplossing. Wij waren gewend om zelf de regie te voeren op onze ICT-omgeving en hebben onze eigen ideeën over wat wij willen. Als een partner dan met je meedenkt over jóuw oplossing, wekt dat vertrouwen.”

Voorbereidingen

Tijdens de voorbereidende maanden gingen er heel veel Excel-lijsten heen en weer tussen Ommeriek en Veldwerk. “Je moet duidelijk hebben wat waar vandaan komt en waar het naartoe gaat. Het contact met de technisch engineer van Veldwerk was gelukkig heel gemakkelijk. Als ik een Teams-berichtje stuurde, kreeg ik meteen een reactie. Dan gingen we vaak even testen, een half uurtje een-op-een. Hij zat dan in de tooling en ik keek mee wat er allemaal gebeurde.”

De migratie startte op 18 december 2023, een week voor de kerstvakantie, en liep tot 8 januari 2024. Het was een incrementele migratie, waarbij de data in fasen werd geüpload in het nieuwe systeem. Lahpor: “Vanaf 18 december konden we dus al zien waar we nog moesten bijstellen. Daar hebben we uiteraard gebruik van gemaakt. Verder was het vooral veel wachten. De lijsten waren ingevoerd in de tooling en daardoor wisten we eigenlijk dat alles in principe goed over zou moeten gaan.”

Communicatie

Een nauwkeurige voorbereiding was hard nodig, want het zou ondanks de goede voorbereiding een spannend project worden vanwege de korte tijdspanne. “Je wilt zeker weten dat collega’s na de kerstvakantie weer kunnen werken. Alles moet overgezet worden: mail, agenda, data in OneDrive en Sharepoint. Dat mocht echt niet misgaan”, aldus Lahpor. “Normaal gesproken zou je in het onderwijs zo’n migratie in de zomervakantie uitvoeren. Dan heb je zes weken de ruimte om alles goed te testen. Maar dat was nu niet mogelijk. We moesten dus wel werken onder flinke tijdsdruk.”

Lahpor en zijn collega hebben in aanloop naar de migratie zorgvuldig gecommuniceerd naar collega’s wat er zou gaan gebeuren. “We wilden dat iedereen zich goed zou realiseren dat de vrijdag voor de vakantie om twaalf uur ’s nachts de mail niet meer toegankelijk zou gaan. Iedereen moest zijn laptop inleveren.”

In de week voor de kerstvakantie kreeg Lahpor al 900 leerlingenlaptops die moesten worden omgezet. Hij kreeg daar ondersteuning bij van een externe leverancier. In de kerstvakantie werden vervolgens alle laptops van medewerkers gedaan. “Uitgezonderd de kerstdagen zelf en oud en nieuw zijn we daar de hele kerstvakantie mee bezig geweest.”

Oude opladers

Het resultaat mocht er zijn: op 5 januari, de laatste vrijdag van de vakantie, kwamen alle directeuren naar het onderwijsbureau om de laptops van de medewerkers op te halen. “En ze gingen meteen die vrijdag al op school aan de slag om te kijken of ze goed konden inloggen. Onze collega’s dachten dus met ons mee en werkten mee om het project te laten slagen.”

Dat was heel belangrijk, legt Lahpor uit: “Dat het technisch allemaal ging werken, hadden we al vrij snel in de gaten. Maar we hadden ook te maken met medewerkers die allemaal in een nieuwe omgeving moesten gaan werken. Zou dat lukken? We hadden uitgebreid voorbereid wat ze zouden gaan zien op hun nieuwe inlogschermen, maar zou het genoeg zijn? Uiteindelijk waren we om 07.00 uur maandagochtend op kantoor en hadden we om 09.00 uur nog geen telefoontje gehad. Iedereen was gewoon aan het werk. Dat was een grote opluchting.”

Ging er dan echt niets mis? Vooruit, er was een partij laptops zonder opladers. “Gelukkig konden we de oude opladers gebruiken omdat het om hetzelfde merk laptops ging. We zijn naar de afvoerbak gesprint om de opladers er weer uit te halen.”

Flexibiliteit

Terugkijkend op het hele migratieproject geeft Lahpor toe dat de voorbereidingsfase hem is tegengevallen. “Het werk in aanloop naar de kerstvakantie was niet mis. De Excel-lijsten leken eindeloos. Maar die investering heeft er wel voor gezorgd dat de datamigratie in de vakantie heel beheerst en veilig ging.”

Over de samenwerking met Veldwerk is hij meer dan tevreden: “Het resultaat is uitstekend, het contact was laagdrempelig en de flexibiliteit die Veldwerk toonde in de voorbereidende maanden heeft ons heel erg geholpen. Het is geweldig dat je van een externe partij maatwerk krijgt en niet een one-size-fits-nobody. Veldwerk dacht proactief met ons mee en stelde goede oplossingen voor. Daarbij hielp het natuurlijk dat ze het onderwijs goed kennen.”

Intensief én positief

Lahpor waardeerde ook de aandacht voor de mens achter de techniek gedurende het traject: “Ons doel was dat onze mensen op 8 januari aan de slag zouden kunnen. Dat doel stond ook bij Veldwerk voorop. Daarin hebben zij zich echt onderscheiden. Het maakt dat we nu heel positief terugkijken op een toch intensief project.”

Hij heeft zich de afgelopen maanden vooral nog beziggehouden met adoptie- en implementatietrainingen voor medewerkers. “En natuurlijk gaan we aan de slag met nieuwe projecten. Ook met Veldwerk overigens. We zijn bezig met EduConnector voor ID- en accessmanagement. Een mooie volgende fase!”